Privacyreglement

Privacyreglement

1. BEGRIPSBEPALING

Begrip
Definitie
De hulpverlener
De therapeute handelt onder PMKT Carry Lubbers, KvK nummer: 587 435 02, te Oonksweg 10a, Borne.
De Wet
Wet bescherming persoonsgegevens en vanaf 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Persoonsgegevens
Elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon
Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens. Daaronder wordt in ieder geval verstaan het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens.
Bestand
Elk samenhangend geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens bij elkaar of gescheiden van elkaar wordt verzameld, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
Verantwoordelijke
Degene die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Verantwoordelijke kan zijn een natuurlijk persoon, een rechtspersoon of een bestuursorgaan.
Bewerker
Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreekse gezag te zijn onderworpen.
Betrokkene
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
Derde
Ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.
Ontvanger
Degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.
Toestemming van betrokkene
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat persoonsgegevens over hem worden verwerkt.
Verstrekken van persoonsgegevens
Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
Verzamelen van persoonsgegevens
Het verkrijgen van persoonsgegevens.

2. BEREIK

  1. Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Het is eveneens  van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd  zijn om daarin te worden opgenomen.
  2. Dit reglement heeft betrekking op de verwerkingen van  persoonsgegevens van cliënten.

3. DOEL

  1. Het doel van het verzamelen en het verwerken van persoonsgegevens is  te beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn voor het realiseren  van wettelijke doeleinden zoals die staan omschreven in het kwaliteitshandboek van de hulpverlener en het voeren van beleid en het kader van deze doeleinden.
  2. De doeleinden waarvoor gegevens worden verzameld en verwerkt, staan uitdrukkelijk omschreven het kwaliteitshandboek.

4. VERTEGENWOORDIGING BETROKKENE

  1. Indien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaren nog  niet heeft bereikt of indien de betrokkene meerderjarig is en onder  curatele is gesteld, dan wel er ten behoeve van de betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van de  betrokkene de toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger  vereist. De toestemming wordt schriftelijk vastgesteld. Indien de  betrokkene een schriftelijke machtiging heeft afgegeven terzake diens  vertegenwoordiging jegens verwerker, dan is mede toestemming door  de schriftelijk gemachtigde vereist.
  2. Een toestemming kan door de betrokkene, diens schriftelijk  gemachtigde of zijn wettelijk vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.

5. VERANTWOORDELIJKHEID VOOR HET BEHEER EN AANSPRAKELIJKHEID

  1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en het beheer van de gegevens.
  2. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat er passende technische en organisatorische maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen  enig verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van gegevens.
  3. De in lid 1 bedoelde verantwoordelijkheid en het in lid 2 bepaalde geldt  onverminderd indien de verwerking plaats vindt door een bewerker; dit  wordt geregeld in een overeenkomst tussen bewerker en  verantwoordelijke.
  4. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de schade die of het nadeel  dat wordt veroorzaakt door het nietnakomen van de voorschriften uit de wet of dit reglement. De bewerker is aansprakelijk voor die schade, of  dat nadeel, voor zover die/dat is ontstaan door zijn handelen.

6. RECHTMATIGE VERWERKING

  1. Persoonsgegevens worden op een transparante wijze en in overeenstemming met de wet en dit reglement op behoorlijke en  zorgvuldige wijze verwerkt.
  2. Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit reglement bedoelde  doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een manier  die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
  3. Persoonsgegevens dienen, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden  verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend en ter zake  dienend te zijn; er dienen niet meer persoonsgegevens te worden  verzameld of verwerkt dan voor het doel van de registratie nodig is.
  4. Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien: • De betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
    • De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is, of voor handelingen op verzoek van betrokkene, die noodzakelijk zijn voor het sluiten van  een overeenkomst;
    • De gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke  verplichting van de verantwoordelijke na te komen;
    • De gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met een vitaal  belang van de betrokkene;
    • De gegevensverwerking noodzakelijk is met het oog op een belang  van de verantwoordelijke of van een derde, tenzij dat belang  strijdig is met het belang van degene van wie de gegevens worden  verwerkt en dat belang voorgaat.
  5. De registratie van het Burgerservicenummer vindt alleen dan plaats wanneer daarvoor een wettelijke basis bestaat en/of dat erdoor  verantwoordelijke of verwerker een vorm van zorg aan betrokkene  wordt verleend.
  6. Ieder die handelt onder het gezag van de verantwoordelijke of van de  bewerker, en ook de bewerker zelf, verwerkt alleen persoonsgegevens in  opdracht van de verantwoordelijke, behalve in geval van afwijkende wettelijke verplichtingen.
  7. De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van  ambt, beroep, wettelijk voorschrift, of op basis van een overeenkomst  tot geheimhouding zijn verplicht.

7. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

  1. De verwerking vindt plaats door hulp- of dienstverleners in de maatschappelijke dienstverlening voor zover dat met het oog op een  goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel beheer van  de desbetreffende instelling of beroepspraktijk noodzakelijk is.
  2. De verwerking geschiedt met uitdrukkelijke toestemming van de  betrokkene.
  3. De verwerking geschiedt op verzoek van een verzekeraar voor zover dat  noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekeraar te  verzekeren risico, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor de  uitvoering van een verzekeringsovereenkomst.
  4. Zonder toestemming van de cliënt kunnen ten behoeve van statistiek of  wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid aan  een ander gegevens over de patiënt worden verstrekt indien:
    • Het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige  waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de cliënt niet onevenredig wordt geschaad, of
    • Het vragen van toestemming, geldt op de aard en het doel van het  onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de hulpverlener  zorg heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt  dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs wordt voorkomen. Verstrekking is pas mogelijk indien:
    • Het onderzoek het algemeen belang dient;
    • Het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd en
    • Voor zover de betrokken cliënt tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.
  5. Het verbod om bijzondere gegevens als bedoeld in artikel 8 te  verwerken is niet van toepassing voor zover dat noodzakelijk is in  aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens over iemands  gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de  betrokkene.

8. BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS

  1. De verwerking van persoonsgegevens over iemands godsdienst of  levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging of van strafrechtelijke  persoonsgegevens is verboden, behalve in de gevallen waarin de wet  uitdrukkelijk bepaalt door wie, met welk doel en onder welke voorwaarden dergelijke gegevens wel mogen worden verwerkt (artikelen 17 tot en met 22 van de wet).
  2. Het in het vorige lid bedoelde verbod geldt, onverminderd het bepaalde  in de artikelen 17 tot en met 22 van de wet, niet voor zover er sprake is  van een uitzondering zoals bedoeld in artikel 23 van de wet.

9. GEGEVENSVERWERVING

  1. Indien bij de betrokkene zelf de persoonsgegevens worden verkregen,  deelt de verantwoordelijke de betrokkene voor het moment van  verkrijging mede:
    • Zijn identiteit;
    • Het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene dat doel al kent.
  2. De verantwoordelijke verstrekt de betrokkene nadere informatie voor zover dat, gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden  waaronder zij zijn verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt,  nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige  verwerking te waarborgen.
  3. Bij verkrijging van gegevens buiten de betrokkene om deelt de  verantwoordelijke de betrokkene mede:
    • Zijn identiteit;
    • De aard van de gegevens en het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd;

Het moment waarop dat moet gebeuren is:

  • Het moment dat de verantwoordelijke de gegevens vastlegt of
  • Als de verantwoordelijke de gegevens uitsluitend verzamelt om deze aan een derde te verstrekken: uiterlijk op het moment van eerste verstrekking aan die derde.
  1. De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat, gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij  worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt, nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te  waarborgen.
  2. Het onder 3 bepaalde is niet van toepassing indien de daar bedoelde  mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In  dat geval legt de verantwoordelijke de herkomst van de gegevens vast.
  3. Het onder 3 bepaalde is evenmin van toepassing indien de vastlegging of verstrekking bij of krachtens de wet is voorgeschreven. In dat geval  dient de verantwoordelijke de betrokkene op diens verzoek te  informeren over het wettelijk voorschrift dat tot vastlegging of  verstrekking van de betreffende gegevens heeft geleid.

10. RECHT OP INZAGE

  1. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de verwerkte  gegevens die op zijn persoon betrekking hebben en mag hiervan een  kopie ontvangen.
  2. De verantwoordelijke deelt eenieder op diens verzoek, zo spoedig  mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of persoonsgegevens worden verwerkt die hem  betreffen.
  3. Indien dat het geval is, verstrekt de verantwoordelijke de verzoeker  desgewenst, zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na  ontvangst van het verzoek, schriftelijk een volledig overzicht daarvan  met informatie over het doel of de doelen van de gegevensverwerking,  de gegevens of categorieën van gegevens waarop de verwerking  betrekking heeft, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de  gegevens alsmede de herkomst van de gegevens.
  4. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de  verantwoordelijke aan het verzoek in een andere dan de schriftelijke  vorm die aan dat belang is aangepast.
  5. De verantwoordelijke kan weigeren aan een verzoek te voldoen indien  en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:
    • De opsporing en vervolging van strafbare feiten;
    • De bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

11. VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS

  1. Verstrekking van persoonsgegevens aan een derde geschiedt in beginsel niet anders dan na toestemming van betrokkene of diens  vertegenwoordiger, behoudens een daartoe strekkend wettelijk  voorschrift of de noodtoestand.
  2. Indien verantwoordelijke zonder toestemming van betrokkene of diens  wettelijk vertegenwoordiger persoonsgegevens aan derden verstrekt,  stelt verantwoordelijk betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger daarvan onverwijld in kennis, tenzij dit gevaar oplevert voor personen  en of zaken.

12. RECHT OP CORRECTIE, AANVULLING, VERWIJDERING

  1. Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat de verantwoordelijke over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming (het vergeetrecht) van de over de verzoeker verwerkte persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend zijn of meer omvatten dan  voor het doel van de registratie nodig is, dan wel anderszins in strijd  met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek van  betrokkene bevat de aan te brengen wijzigingen.
  2. De verantwoordelijke deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar  uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk  mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of niet geheel wil  voldoen, motiveert hij dat. Verzoeker heeft in dit verband de  mogelijkheid zich te wenden tot de klachtencommissie van de verantwoordelijke.
  3. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot  verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming binnen 14  werkdagen, en wanneer dit redelijkerwijs niet mogelijk blijkt anders zo  spoedig mogelijk nadien, wordt uitgevoerd.

13. BEWAREN VAN GEGEVENS

  1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor  de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden bewerkt.
  2. De verantwoordelijke stelt vast hoelang de opgenomen  persoonsgegevens bewaard blijven.
  3. De bewaartermijn voor medische- en/of zorg gegevens is in beginsel  vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd,  of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener  of verantwoordelijke voortvloeit.
  4. Gegevens van niet medische aard worden niet langer bewaard dan  noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden  verzameld of vervolgens worden verwerkt, tenzij ze uitsluitend voor  historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden  bewaard. Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat  herleiding tot individuele personen onmogelijk is, kunnen zij in  geanonimiseerde vorm bewaard blijven.
  5. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene een verzoek doet tot verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende medische gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd.
  6. Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te  nemen dat
    • Het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;
    • Het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of
    • Indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

14. KLACHTENREGELING

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij zich richten tot:

  • De verantwoordelijke of een dergelijk buiten de onderneming functionerend orgaan waarbij de therapeut zich
    heeft aangesloten;
  • De rechtbank, in de gevallen als bedoeld in artikel 46 van de wet en
  • Het College Bescherming Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen en te adviseren in het geschil
    tussen de betrokkene en de verantwoordelijke.

15. WIJZIGINGEN INWERKTREDING EN AFSCHRIFT

  1. Wijzigingen in dit reglement worden aangebracht door de  verantwoordelijke. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier  weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen.
  2. Dit reglement treedt in werking per maart 2021.
  3. Dit reglement is bij de verantwoordelijke in te zien.

16. ONVOORZIEN

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke, met inachtneming van het bepaalde in de wet en het doel en de strekking van dit reglement